2021-11-17 16:01:34
公司的两大B系统Peopleready和Speed相继开启邮箱功能，Outlook中的邮件量直线上升。这是一件极好的事情，这样可以及时分享更多的信息，但是同事们很困惑。这么多邮件应该怎么管理？
分享一些我自己的Outlook经验和方法，介绍给大家。
1.开启“对话”功能：
Outlook2010年初，微软增加了海量邮件管理,的功能即对话功能，位置如下：
打勾强烈，这样邮件的发送和回复就清晰了，跟踪业务也非常方便。在邮件列表的显示中，如下图所示：
或者双击三角箭头，邮件发送和回复功能就会启动。简单来说，知道一封邮件与另一封邮件“有染”是很方便的。
2.制定分类规则
自动将Peopleready和Speed的邮件放入对应的文件夹，效果如下：
方法也很简单：首先，创建两个文件夹。
然后建立规则：
只需将相应发件人的地址放在相应的文件夹中。
需要知道的是：Outlook规则分为两类，一类是服务器规则，即规则设置好后，它们会自动同步到服务器上。即使系统崩溃，重新安装和配置Outlook，文件分类和规则仍然存在。还有一个客户端规则，这意味着一旦重新加载，这种规则需要自己重新创建。
例如，在上图中，我为复制给我的所有电子邮件设置了蓝色标记。
当三个规则同时生效时，会产生下图所示的效果：
还需要知道的是：规则只有在创建后才生效，也就是说，以前从peopleready和Speed发送的邮件不会被分类到文件夹中，而已经发送的邮件系统只有在创建规则后才会被分类。
我只想阅读所有的人准备好或速度电子邮件。我该怎么办？那就是看第三个措施。
3.创建搜索文件夹
让我先给你看看效果：
teimg.com/origin/5e7300040078645f914b?from=pc">创建了一个叫peopleready的搜索文件夹，一点，右侧就是全部的peopleready邮件，保证是最全的。当然这个功能需要计算机够快，如果邮件很多，搜索可能会比较慢。
当然你活用设置很多搜索文件夹，比如我创建了一个我的头的搜索文件夹Marco OU，他发我的邮件就全部在里面。
比如创建一个每周一技的文件夹，当然条件就是邮件主题包含“每周一技”四个字。
简单的理解搜索文件夹就是创建一个临时索引，实现动态邮件归类，个人感觉比规则好，也推荐大家。
搜索文件夹创建方法如下：
以上三个方法，可以有效管理邮箱列表和内容…
4.邮件列表颜色标记功能
前些日子，有同事问我，如何一看邮件列表就知道那封信是谁寄来的，其实就是所谓的颜色标记功能，比如我的头Marco OU发来的邮件就是红色，如何设置的呢？很多同事都在规则里面去找，其实不是。
先给大家看一下效果：
看Maillist…都是红色的。怎么实现..告诉大家：
利用邮件的视图设置功能，步骤如下：
下图点击“条件格式”
添加一个Marco的条件..点击“条件进入”：
设置好你的条件。是不是很简单。。
灵活使用视图设置功能会提高你邮件的管理效率。如果你条件弄乱了怎么办？没事，重置一下就好，不会破坏邮件内容。
